Cómo hacer de la presupuestación una ventaja competitiva

Con la llegada del otoño, la mayoría de de los Departamentos Financieros están pensando, no en la Navidad, sino en la pesadilla anual de la empresa: el Presupuesto. Pero esto no debería ser un problema, ya que todo el mundo tiene una herramienta de presupuestación al alcance de la mano: la hoja de cálculo. ¿O sí lo es?

La mayoría de los usuarios involucrados en el proceso de presupuestación y forecasting utiliza la hoja de cálculo como herramienta principal. De hecho, con frecuencia se ha sugerido que el uso de Microsoft ExcelTM debería ser una asignatura obligatoria en los exámenes de contabilidad. ¿Y el por qué de esta sugerencia? La respuesta es muy sencilla:

  • Todo el mundo en la empresa tiene una hoja de cálculo estándar en su PC, por lo que no hay ningún coste de implementación
  • La mayoría de la gente, incluidos los que no son contables, pueden utilizar una hoja de cálculo
  • La hoja de cálculo es “de facto” el sustituto de los análisis tradicionales
  • Es muy flexible
  • Fácil de leer, los informes de aspecto profesional se pueden producir con facilidad, incluyendo gráficos y tablas.

Entonces, con todas las ventajas que tiene Microsoft ExcelTM, ¿Por qué deberíamos considerar cualquier otra posibilidad? La prueba más evidente en este punto es el estudio elaborado por KPMG Management Consulting* en el que se demostró que el 91% de los casos en el que se usan hojas de cálculo para consolidación o presupuestación, se producen resultados erróneos. Más preocupante aún es que los usuarios no son conscientes de esos errores. Llegados a este punto, ¿Cuáles son los problemas de la hoja de cálculo?:

Dimensionalidad: Una hoja de cálculo es, por definición, una herramienta de tres dimensiones. Esto significa que hay “conceptos” al final de la página: tiempo (por ejemplo, meses o años) que se desarrollan horizontalmente y unidades de negocio individuales como “hojas de cálculo”. Esto funciona para compañías sencillas, pero ¿qué sucede cuando los usuarios añaden complejidades adicionales como múltiples divisas, múltiples escenarios de presupuestación o comparaciones entre presupuestos y previsiones? La respuesta está clara: un libro por cada segmento de negocio, por divisa, por versión. En otras palabras, un gran número de libros.

Esto conduce a un segundo problema: La consolidación de hojas de cálculo. El método más extendido es utilizar Macros o “VBA” (Visual Basic for Applications) para hacerlo. Esto eleva la complejidad a un nuevo nivel, ya que se espera que el contable actúe también como programador. La consolidación de hojas de cálculo conduce también a otras dos asunciones clave:

  • Todos los libros son iguales
  • Los nombres de los libros y su localización son conocidos

Es muy fácil vulnerar este proceso sólo con que los usuarios renombren la hoja de cálculo o la guarden en un directorio erróneo. Peor todavía si el usuario ha realizado cambios internos en la hoja de cálculo modificándola para siempre. Aquí es donde reside el mayor problema de las hojas de cálculo.

Flexibilidad: Las hojas de cálculo son muy flexibles, tanto que los contables encargados de su consolidación tienen que recurrir a las contraseñas de protección para evitar que los usuarios cambien las hojas e interrumpan la rutina de consolidación. Sin embargo, esto no es seguro y las contraseñas pueden ser eliminadas mediante un programa a la venta en Internet por 20 dólares. Si las hojas no son seguras, los usuarios pueden modificarlas sobrescribiendo fórmulas o añadiendo nuevas filas. ¿Y qué pasa con las comparativas? ¿Cuántas veces ha sido necesario comparar el presupuesto actual con la previsión sólo para encontrar que pueden estar en distintos libros con diferentes estructuras y cálculos?

Distribución: El cambio más simple en una hoja de cálculo puede requerir la revisión de la plantilla original y su distribución a todos los usuarios. Las plantillas deben ser recopiladas desde todos los usuarios, deben ser revisadas y almacenadas en una localización correcta para garantizar el funcionamiento de los macros de consolidación.

El resultado es simplemente un “auténtico infierno de hojas de cálculo” en le que las organizaciones están utilizando contables cualificados para manipularlas. Muchas compañías han indicado que la consolidación de presupuestos basada en hojas de cálculo lleva unas tres semanas, incluida la revisión. Este proceso de revisión empieza con la garantía de que las hojas de cálculo suman y terminan con la reconciliación de otras fuentes de datos. Créanme, este no es el modo más sencillo de hacerlo.

La reconciliación exacta requiere el uso de la versión correcta de las fuentes como el libro mayor, las hojas de presupuestos y el sistema de consolidación. Una empresa descubrió que alguien había copiado la versión 3.0 de un presupuesto en la versión 5.0 del directorio y tenía todos los resultados incorrectos. Las hojas de cálculo están reduciendo los recursos generales y aquellos que son cualificados, que estarían mejor empleados añadiendo valor al análisis, están ejerciendo de meros contables.

Entonces ¿cuál es la solución para que el proceso de presupuestación suponga una ventaja diferencial y competitiva y no una pesadilla anual? Imaginemos una empresa con 10 unidades de negocio, que realiza informes en una sola divisa. Es de suponer que las hojas de cálculo serán una herramienta valiosa. Consideremos los siguientes puntos:

  • La lista del Mercado Europeo de Divisas – debe ajustarse al IFRS
  • La lista del Mercado Americano de Divisas – debe ajustarse a la ley Sarbanes-Oaxley
  • La necesidad de analizar la compañía por “líneas de negocio”
  • El mantenimiento de una única versión del sistema en un único lugar
  • El crecimiento por adquisiciones – que fuerza frecuentes cambios de estructura
  • La vinculación de los presupuestos al plan estratégico

Si nada de esto se aplica, las hojas de cálculo pueden crear más problemas de los que resuelven. En estos casos, las compañías deberían considerar un sistema de Gestión del Rendimiento Corporativo (CPM). El primer y principal beneficio de un sistema CPM debe ser una sola aplicación para cubrir todos los requerimientos necesarios en la consolidación, presupuestación, forecasting y gestión estratégica. Es fácil asumir que todos los sistemas CPM lo hacen, pero la gente debe tener cuidado con los fabricantes que usan palabras como “módulos” o “interfaz” ya que muchos de estos sistemas no sólo tendrán múltiples bases de datos sino múltiples interfaces de usuario.

En segundo lugar, los sistemas basados en un navegador de internet permitirán cualquier cambio para estar instantáneamente a disposición de todos los usuarios, garantizando que utilizan la última versión y que no se puede cambiar. Los sistemas basados en web son normalmente intuitivos por naturaleza y reducen las necesidades de formación de los usuarios considerablemente.

En tercer lugar, veamos como un sistema CPM vincula la estrategia al presupuesto. Esto es crítico cuando consideramos reducir el ciclo de presupuestación y análisis o cuando las iniciativas estratégicas han sido satisfactorias. Los directores necesitan poder justificar y demostrar que las estrategias definidas han sido implementadas. Si el sistema de presupuestos no está vinculado a la estrategia ¿cómo es posible explicar lo que se ha conseguido y cómo se pueden monitorizar los resultados? Los estudios muestran que las organizaciones que se basan en estrategia son las más exitosas en términos de incrementar el valor de las acciones, y las empresas con mejores prácticas sólo presupuestan 40 métricas.

Por último, la demanda impulsa el informe para el usuario final. Con demasiada frecuencia, la gente busca reproducir el antiguo sistema basado en papel. En su lugar, lo que se necesita es una herramienta que realice análisis fácilmente y ayude a los directores a conseguir resultados más rápidamente. Esto no significa que el sistema deba producir 100 páginas instantáneamente y enviarlas a cada usuario del grupo de manera automática. Eso son datos, no información. Busquemos en su lugar funciones de análisis ad hoc, combinadas con herramientas para la generación de informes, clasificación y jerarquización, que sí pueden destacar rápidamente los factores clave del negocio.

En resumen, con la adopción de una solución CPM en lugar de confiar en múltiples hojas de cálculo, se pueden conseguir los siguientes resultados:

  • Reducir el ciclo de informes para consolidación, planificación y presupuestación
  • Reducir el coste de propiedad ya que va a haber un solo sistema que mantener
  • Una sola versión de la verdad
  • Más tiempo disponible para analizar datos en lugar de prepararlos y revisarlos
  • Dar soporte y cumplimiento a las normativas contables internacionales y a los requerimientos estándar de reporting (IFRS, Sarbanes-Oaxley, …).
  • Seguimiento mejorado de las auditorías
  • La capacidad de vincular estrategia y medida de resultados/objetivos fallidos y por tanto unirse a la élite de compañías que constantemente superan a sus competidores

 

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Manuel Marcos
Director comercial de Infor

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