Las dos acciones cruciales del Controller en el análisis de escenarios

Preguntarse qué pasará si.., ha formado parte de los procesos de toma de decisiones desde siempre. Pero en momentos de tanta incertidumbre como el actual, es aún más relevante. El uso del análisis de escenarios es el método que permite a las empresas acercarse a una respuesta correcta.

En esta tarea crucial, el Controller desempeña dos funciones decisivas: la recopilación de datos para identificar los principales factores y tendencias que puedan influir en el análisis, así como el seguimiento de los indicadores que permiten establecer si un escenario se está haciendo realidad o no.

Origen del análisis de escenarios

El primer hito en torno a la planificación en base a distintos análisis de escenarios comienza con un modelo desarrollado en plena Segunda Guerra Mundial por Herman Kahn, un funcionario del Departamento de Defensa de los Estados Unidos. En los años 60, junto a otros fundadores, puso en marcha el Hudson Institute con la misión de pensar en el futuro de manera no convencional.

Fruto de este trabajo fue la publicación del libro The Year 2000, en el que se establecían una serie de escenarios mundiales a 33 años vista. El sector energético fue el pionero en aprovechar este conocimiento y desarrollar diversas hipótesis cuando en los años 70 se produjo la primera crisis del petróleo.

Premisas a considerar

Antes de abordar el análisis de escenarios hay que tener en cuenta algunas premisas:

1.- Definir el punto de partida

Es una etapa crucial a la hora de plantear los diferentes escenarios hipotéticos en la que se plantea el objetivo real de la empresa. La visión de la organización comprende y parte del presente. Tan importante es plantear las distintas variables que pueden afectar a los escenarios como conocer la situación real y actual de la empresa.

Todos los mandos implicados en la toma de decisiones deben ir encaminados a decidir la estrategia (qué se quiere conseguir), delimitar su alcance y definir su horizonte temporal.

2.- Recopilación de datos

En este segundo paso, la función del Controller es fundamental. Debe abarcar el conjunto de variables posibles con el objetivo de identificar los principales factores y tendencias que puedan influir en el análisis.

En estos factores se apoyará la construcción de escenarios para mejorar la toma de decisiones minimizando el riesgo. En esta etapa es muy útil el análisis DAFO, herramienta indispensable en cualquier empresa para analizar la viabilidad de un proyecto que evalúa debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades.

También el análisis PEST/PESTEL que valora cuatro factores externos (político, económico, social y tecnológico) permitiendo a las empresas descubrir y determinar los factores que pueden afectar al negocio en el presente y en el futuro.

3.- Diferenciación de certezas versus incertidumbres

Una vez identificadas las variables que pueden afectar al negocio hay que realizar un trabajo de diferenciación de certezas frente a incertidumbres. Es fundamental saber distinguir lo importante de lo superfluo y evitar las divagaciones.

4.- Creación de escenarios

Se deberán adoptar las tendencias mejor respaldadas y contrastadas como certezas y trabajar sobre aquellas tendencias de carácter importante que sean cambiantes. A partir de estas incertidumbres se crearían los distintos escenarios, incluyendo las hipótesis ciertas en todos los análisis y jugando con las variables que se describan como inciertas.

Proceso de elaboración de escenarios

Un escenario es una descripción consistente y coherente de cómo prevemos que será el futuro. El análisis de escenarios muestra una comparativa de los diferentes escenarios sugeridos de modo que se pueda explorar la incertidumbre que rodea las consecuencias futuras de cualquier decisión sobre variables inciertas.

El objetivo principal es, por tanto, analizar las diferentes imágenes del futuro que muestran la incertidumbre a la que se enfrenta la empresa, reduciendo los riesgos a la mínima expresión y, en caso de que existan o se presenten de manera inesperada, poder hacer una previsión a medio plazo.

El proceso de elaboración de escenarios consta de los siguientes pasos:

• Identificar todos los eventos del presente que podrían tener repercusión en el futuro. Es importante centrarse en la empresa en sí, en el entorno y en otros sectores y factores que tienen incidencia en el negocio.
• Identificar los indicios futuros y de las expectativas que tiene la empresa respecto a su plan a largo plazo.
• Clasificar los eventos en función de su probabilidad (alta, baja o desconocida). Este paso permitirá focalizar la atención en aquellos eventos con mayor probabilidad.
• Crear subescenarios para facilitar el control y el análisis con mayor profundidad.
• Elaborar distintos escenarios contingentes o posibles para los distintos subescenarios. En este paso es importante determinar los puntos de inflexión, es decir, aquellas variables cuya modificación hacen variar de forma sustancial el análisis.
• Elaborar diagramas que permitan dibujar vínculos entre los diferentes subescenarios con el objetivo de disponer de un gran mapa del escenario general.
• Evaluar el escenario. Ponerlo por escrito con todos los detalles, conceptos, opiniones y características hará que la evaluación gane precisión.

Ventajas e inconvenientes del análisis de escenarios

Entre los beneficios que procura a la empresa el análisis de escenarios se encuentran:

• Visualizar un abanico de perspectivas en torno a un mismo punto de partida con diferentes casuísticas.
• Analizar de forma profunda la información por medio de la evaluación de las distintas hipótesis.
• Mejorar el entendimiento de las situaciones complejas, lo que permite anticipar eventos asociados al patrón de desempeño actual.
• Delimitar con anticipación las situaciones en las que merece la pena invertir recursos o planteamientos opuestos para aquellos proyectos que ofrezcan problemas de productividad y rentabilidad.

Del mismo modo, aunque el análisis de escenarios facilita la toma de decisiones estratégicas, también cuenta con limitaciones y desventajas. En especial, en todo lo relacionado con el manejo de información y su aplicación. Si existe un inadecuado registro de actividad e histórico y un escaso control de los datos e información, el análisis de escenarios se convertirá en un ejercicio especulativo y subjetivo que puede ofrecer resultados no deseados.

Control de gestión responsable del seguimiento y evaluación

El trabajo de análisis no termina una vez que estén diseñados los escenarios. En esta etapa es cuando el departamento de Control de Gestión vuelve a ser una vez más imprescindible, diseñando, evaluando y realizando seguimiento de los principales indicadores que permiten delimitar si un escenario se está haciendo realidad o no. Algunas de las principales variables sobre las que el Controller ha de poner énfasis son: diferenciación, consistencias, priorización de variables, claridad y precisión.

Por lo tanto, una vez que el análisis de escenarios está diseñado debe servirnos como guía para alcanzar el futuro que desea la empresa. El Controller es el responsable de realizar un correcto análisis, seguimiento y evaluación para a la empresa los posibles caminos a seguir en función del cambio de variables. También es el encargado de proporcionar las habilidades y capacidades necesarias para adaptarse con rapidez a los cambios que se producirán en el futuro.