La incorporación de herramientas de visualización de datos se ha convertido en un ‘imprescindible’ para las empresas como elemento de ayuda en la toma de decisiones. Y tiene sentido. Al utilizar piezas visuales tales como gráficos, cuadros y mapas permiten analizar los datos de forma rápida y eficiente, al tiempo que ayudan a comprender tendencias, detectar valores atípicos e identificar patrones. Ahora bien, antes de dar este paso hay que prestar atención a la materia prima de la que se nutren estas herramientas: los datos maestros. En caso contrario, se podría caer en empezar la casa por el tejado.

Control de gestión y datos maestros

Con independencia de los recursos que se empleen, la aplicación a utilizar o el lenguaje de programación elegido, los datos maestros que se utilizan para elaborar los reportes hay que administrarlos, gestionarlos y mantenerlos de forma adecuada. En caso contrario, es probable que las conclusiones que se obtengan sean erróneas.

Podría parecer una cuestión trivial, pero nada más lejos. Por lo general, los datos maestros componen uno de los temas a los que menor importancia se le da dentro de la gestión empresarial. Sin embargo, en el ámbito de control de gestión son esenciales, puesto que engloban todos los datos cruciales para la ejecución del negocio.

¿Qué son los datos maestros?

Se refieren al conjunto de datos empleados por los sistemas de gestión para el correcto desarrollo de las actividades de la empresa. Representan una pieza clave para llevar a cabo las operaciones y transacciones económicas de manera diaria. Algunos ejemplos de datos maestros son:

  • Detalles de contacto de clientes y/o proveedores

  • Direcciones de entrega y facturación

  • Códigos de productos o materiales

  • Datos sobre activos fijos

  • …

En la actualidad, el Controller ha dejado de realizar funciones descriptivas y de auditoría para convertirse en un analista de tendencias y datos. De aquí, la relevancia que tienen los denominados datos críticos del negocio para desempeñar la función de controlling, que deben ser de calidad, correctos, veraces y consistentes.

Evitar inconsistencias, objetivo primordial

No obstante, existen infinitos motivos por los que los datos maestros pueden resultar inconsistentes. A continuación se citan algunos de los principales, que es preciso corregir para evitar consecuencias negativas en la marcha del negocio.

  • Cada empresa cuenta con su propia estructura de datos. Cuando las organizaciones crecen a través de procesos de fusión o adquisición, es inevitable enfrentarse a diferencias potencialmente importantes en el manejo de este tipo de datos, por lo que hay que aunar criterios.

  • Falta de gobernanza multidisciplinar en el proceso. En las áreas relacionadas con las ventas o las compras es común la existencia de procesos y directrices bastante detalladas. Sin embargo, en la gestión de datos maestros no suele ser la norma, quizá por el amplio espectro que el maestro de datos puede llegar a abarcar. El hecho de que diferentes funciones dentro de la propia organización sean parcialmente “propietarias” de ciertas áreas del maestro de datos, puede hacer que la responsabilidad íntegra se difumine.

  • Escasez de recursos. Aunque el tema económico es uno de los principales recursos que escasean al hablar de datos maestros, no es el único. También juega un papel fundamental el personal dedicado a este ámbito, cuya experiencia y formación son la piedra angular para alcanzar una gestión eficiente y, en algunos casos, encontrar los recursos humanos adecuados no resulta sencillo.

  • Inadecuada elección del sistema de gestión de datos. Sistemas incapaces de procesar cierto volumen de datos o que no cuenten con las capacidades que requiere el negocio, son un factor limitante a la hora de gestionar de forma adecuada los datos de manera masiva.

Gestión adecuada

Por tanto, si los datos maestros juegan un papel esencial en las actividades y transacciones diarias que lleva a cabo la empresa y son los que permiten llevar a cabo la actividad económica sin contratiempos, no pueden caer en el olvido. Una gestión inadecuada generará ineficiencias en alguna de las áreas o funciones de la organización, lo que sin duda tendrá un impacto directo en la cuenta de resultados en términos de reducción de los márgenes de ganancia.

Ventajas que aportan al Controller

Por el contrario, una gestión adecuada de los datos maestros es sinónimo de ventajas sustanciales. Todas, de gran relevancia para el Controller y su función de apoyo a la alta dirección en la toma de decisiones, más aún en momentos de alta incertidumbre y volatilidad como los actuales. Son las siguientes:

  • Reducción de costes operativos

  • Procesos más óptimos, ágiles y flexibles

  • Mejoras en la planificación estratégica, táctica y operacional

  • Aceleración y adaptación más rápida a procesos de transformación digital

  • Incremento de la rentabilidad económica

Velar por la calidad de los datos

En consecuencia, de nada sirve la adopción de nuevas herramientas digitales plenamente enfocadas en la visualización de datos, si la base no es consistente. Antes de adentrarse en esta aventura, conviene hacer un análisis previo de la calidad de los datos con los que se va a alimentar la herramienta. De esta manera, se puede evaluar y entender si es necesario invertir recursos en mejorar el maestro de datos antes de desarrollar nuevas herramientas.

De no seguir este orden, la empresa puede verse abocada a la toma sistemática de decisiones erróneas basadas en datos que en su origen no son consistentes. Ni que decir tiene, que si se produce esta situación, el impacto negativo que puede causar en el negocio puede llegar a ser incalculable.