La hora del presupuesto base cero

Vuelve a la palestra un método presupuestario que gozó de gran atención en los años setenta. Los avances que está incorporando la digitalización, los nuevos modelos organizacionales y el contexto de alta incertidumbre introducido por la crisis sanitaria requieren una gestión flexible y controlada de los recursos.

La respuesta a estos nuevos retos ha llegado de la mano de la presupuestación base cero. Conocida como ZBB, debido a las siglas de su denominación en inglés Zero-Based Budgeting, puede ser la herramienta para las organizaciones que buscan aumentar los beneficios, reducir drásticamente los costes innecesarios, liberar capital y mejorar su ventaja competitiva.

Herramienta útil para el Controller

Sin duda, es un instrumento de gran utilidad para el área de control de gestión, si bien requiere que cada año las empresas partan de una «base cero» en lugar del presupuesto del año anterior y luego justifiquen cada partida con el fin de recibir una financiación continua.

ZBB también es un enfoque eficaz para cambiar la mentalidad de los gestores y planificadores garantizando que los limitados recursos de una organización se destinen a los lugares adecuados y logren los rendimientos más eficaces. Fomenta una mayor cooperación entre las distintas funciones y promueve una perspectiva de «propietario de la empresa» entre los stakeholders.

El presupuesto base cero exige un fuerte compromiso en términos de tiempo, gastos y disciplina presupuestaria, pero ante todo necesita el respaldo de la alta dirección. Está diseñado para ser un proceso continuo que puede ayudar a las organizaciones a abordar los objetivos a corto y largo plazo. Eso sí, debe abordarse con un enfoque único y coordinado que incluya Data & Analytics (D&A), estrategia, planificación, control de gestión, gestión financiera y gestión del cambio para los stakeholders.

Ventajas del presupuesto base cero frente al presupuesto tradicional

Fuente: KPMG

Elementos clave de la ZZB

Veamos cinco aspectos que favorecen el uso de esta metodología en el momento actual y las implicaciones para el área de control de gestión.

– Comenzar con una base cero de presupuesto permite a la empresa obtener una nueva percepción de cada gasto, evita que los responsables se limiten a aumentar el presupuesto con respecto al año anterior y les obliga a validar las hipótesis de referencia.

– Desarrollar la asignación estratégica de la cartera ayuda a asignar los recursos de forma que se optimicen las decisiones estratégicas de inversión. Control de gestión se asocia con el resto del negocio adoptando una visión holística de la empresa y asignando los recursos para maximizar los rendimientos de forma global.

– Alinear productos y negocios facilita transparencia y una comprensión detallada de la procedencia de los costes para alinearlos con los objetivos.

– Mejorar la cultura empresarial y la colaboración fomenta una rigurosa disciplina en torno a los procesos de análisis presupuestario y de control de costes y una mayor colaboración, promoviendo la innovación para mejorar la estructura de costes.

– El horizonte temporal para obtener beneficios se estima entre seis y doce meses el diseño e implantación del programa de ZBB y al menos dos ciclos presupuestarios para que se ponga en marcha sin problemas.

Por qué utilizar ZBB ahora

Hemos de considerar al menos siete razones que juegan a favor del uso de la presupuestación base cero en las organizaciones hoy día.

Avances tecnológicos. Sumados a las capacidades de D&A, mejoran y agilizan el complejo trabajo de analizar los datos, identificar patrones y los principales impulsores de los gastos y asignar costes específicos.

Pensamiento innovador. Control de gestión debe pensar de forma transcultural y multifuncional, asociándose con la empresa para comprender lo que la impulsa. ZBB puede ser una poderosa herramienta para ayudar a conseguirlo.

Aumento de las fusiones y adquisiciones. El crecimiento de esta actividad está empujando a las empresas a encontrar formas de realizar los ahorros y beneficios que esperan como resultado de una transacción. ZBB puede ayudar a identificar áreas de ahorro de costes potenciales y otras sinergias.

Nuevos competidores en el bloque. La nueva competencia presiona a las organizaciones para que sean más creativas en su enfoque. Analizar el presupuesto con metodología ZBB y asegurarse de que los recursos se asignan a las áreas más lógicas y rentables son formas de obtener una ventaja competitiva.

Márgenes de beneficio más ajustados. ZBB lleva a la empresa a examinar sus procesos de fabricación heredados, la posibilidad de añadir nueva tecnología u opciones de subcontratación y a revisar sus costes y procesos operativos, identificar ineficiencias y cuestionar los supuestos sobre las prácticas de gasto.

Necesidad de maximizar el crecimiento de los ingresos. Los departamentos de control de gestión deben ser capaces de priorizar dónde deben invertirse los recursos. ZBB puede proporcionar una visión más detallada de los costes y de cuáles de ellos representan las mejores oportunidades de inversión.

Cuatro palancas para el éxito

Antes de dar el paso de introducir el presupuesto de base cero es imprescindible estudiar y definir las cuatro palancas que permitirán el éxito de esta metodología.

  1. Crear una línea como base (base case): desglosar los gastos por programa en relación con las mejores oportunidades de mercado. Deben emplearse métricas de referencia y herramientas analíticas para recopilar y analizar los datos y, finalmente, señalar las áreas en las que existen ahorros potenciales.

  1. Identificar y priorizar a los candidatos: identificar qué costes son buenos candidatos para la reevaluación de la asignación presupuestaria. Muchas empresas implantan ZBB por etapas, comenzando por las áreas que representan mayores oportunidades de ahorro.

Fuente: KPMG

  1. Proporcionar educación y formación sobre la gestión del cambio: adoptar un enfoque holístico de las estructuras que aborde el riesgo del personal, incluyendo el análisis del riesgo y la preparación de la empresa para el cambio operativo, el diseño y la ejecución de una estrategia de comunicación, el análisis del impacto en el trabajo y la implementación de programas de transición de la plantilla.

  1. Impulsar con el liderazgo del Controller y el apoyo de la alta dirección: el esfuerzo de ZBB suele estar dirigido por el director de control de gestión o el director financiero de la empresa, pero es esencial la colaboración de las distintas unidades de negocio para que se convierta en un proceso ascendente.

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Marta de las Heras
Marta de las Heras
Manager Digital Corporate Solutions de KPMG. CCA Certificate®

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