Planifica que algo queda

Según cuenta el libro del Génesis, una noche el faraón de Egipto soñó que del Nilo subían siete vacas gordas que fueron devoradas por otras siete vacas flacas que aparecieron tras ellas. Para interpretar este sueño llamó a José, que predijo que las siete vacas gordas simbolizaban siete años de prosperidad y buenas cosechas a las que le seguirían otros siete de hambre, representados estos por las siete vacas flacas.

Ante esta perspectiva, José propuso buscar una persona inteligente y sabia que se encargara de acumular durante los buenos años la quinta parte de las cosechas producidas y reservarla para los siete años de malas cosechas y hambre.

El faraón nombró para esta tarea al mismo José y este cumplió con el plan tal y como lo había concebido. Cuando llegaron los años de escasez, hubo hambre en todas las regiones, pero en Egipto había pan…”.

Visión y planificación

Más allá de las interpretaciones que se pueden dar a este relato, quisiera destacar la importancia de tener una mirada que vaya más allá del corto plazo así como de contar con una buena planificación. De hecho, desarrollar ambas cuestiones es esencial en cualquier departamento de control de gestión.

Pero de la narración se pueden extraer otras enseñanzas de interés para el Controller. Por un lado, constata que las crisis económicas existen desde tiempos remotos al margen del sistema económico vigente en cada momento. Por otro, asocia la elaboración de la planificación a valores como la inteligencia y la sabiduría, cuestión a todas luces significativa.

Sin embargo, son muchas las organizaciones empeñadas en adoptar una mirada cortoplacista y no contemplan la posibilidad de proyectar con una perspectiva mayor. Quizá porque se preguntan si, en realidad, alguien puede saber lo que va a suceder en el futuro.

Cada vez mayor previsión

El caso es que en una gran mayoría de las organizaciones existen prácticas muy extendidas que pretenden realizar algún tipo de previsión y que se suelen concretar en la elaboración de planes estratégicos y presupuestos anuales. Incluso la propia normativa obliga a realizar actuaciones que conllevan un mínimo de planificación como por ejemplo políticas de amortización, retenciones a cuenta, dotación de provisiones o establecimiento de reservas, entre otras.

No obstante, más allá de herramientas, normativa o de la evidente incertidumbre sobre el futuro, la mentalidad de planificación y proyección debería estar presente en cada una de nuestras decisiones. Ya en tiempos de los romanos Séneca advertía que “Cuando no sabes hacia donde navegas, ningún viento es favorable”.

Definir objetivos

Y es cierto. Un barco que navega sin timón está destinado a llegar a cualquier lugar donde lo lleve el viento. De igual forma que una organización que no ha definido sus objetivos es un proyecto a la deriva.

Hemos de ser conscientes de que no decidir hacia dónde queremos dirigirnos ya es en sí misma una decisión. El problema que esto implica es que serán otros quienes terminarán decidiendo por nosotros.

No basta con saber hacia dónde queremos ir, sino que es necesario proyectar el camino. Un camino que recorreremos paso a paso a través de múltiples decisiones que se suceden en el tiempo. Más cercano en el tiempo, el aviador y escritor francés Antoine de Saint-Exupery, nos enseña que “Un objetivo sin un plan es solo un deseo”.

Control de las variables

Y si de aprendizaje se trata, el consultor Peter Drucker considerado el mayor filósofo de la administración del siglo pasado, explicó que “la planificación a largo plazo no es pensar en decisiones futuras, sino en el futuro de las decisiones presentes”. Dicen que a los buenos jugadores de ajedrez se les distingue por el número de movimientos que son capaces de anticipar. Al mover una pieza tienen en cuenta las posibles respuestas del rival y qué alternativa tomar en cada caso.

Naturalmente, en un entorno tan dinámico y complejo como en el que vivimos no es posible controlar todas las variables. No obstante, entre las tareas del Controller se encuentra precisamente la necesidad de contar con herramientas que ayuden a evaluar todas esas alternativas.

Así, la incertidumbre en la que están instaladas las organizaciones no debe llevarnos a renunciar sino a estar preparados, ser flexibles, tener presente las posibles alternativas y adaptarnos a los cambios que sean necesarios para no renunciar a nuestros objetivos, aunque sea por vías diferentes a las previstas inicialmente. De hecho, como anticipó Nietzsche, “El que tiene un porqué, está preparado para afrontar cualquier cómo”.

Analizar la realidad

Para plantearnos hacia dónde queremos llegar es imprescindible saber de dónde partimos, por eso es fundamental comenzar con un buen análisis de la realidad que nos haga conscientes de nuestro punto de partida. Y este puede ser uno de los momentos más enriquecedores del proceso porque nos puede ayudar a cuestionar y replantear nuestras prioridades.

Cualquier organización es capaz de elaborar planificaciones estratégicas o presupuestos formalmente impecables. Es más, creo que es difícil pensar que haya organizaciones que no cuenten hoy día con un presupuesto. Lo que no tengo tan claro es que esté siendo aprovechado para la gestión. Una vez hecho, ¿lo tenemos presente el resto del año?, ¿acaso no se puede convertir en una mera formalidad por la que hay que pasar a comienzos del ejercicio, pero que termina olvidado en el fondo de un cajón junto a otros documentos?

Implicar a toda la organización

Todo camino necesita compromiso para recorrerlo. Y como anunció el que fuera presidente de los Estados Unidos Abraham Lincoln, “el compromiso es lo que convierte una promesa en realidad”. Por eso, es fundamental que hagamos partícipes y consigamos la implicación de todos los miembros de la organización en la consecución de los objetivos propuestos.

Revisión periódica y evaluación final

Nadie conoce el futuro y es inevitable que puedan surgir situaciones inesperadas imposibles de prever. Así, las revisiones periódicas son fundamentales como elemento de mejora continua y para que los presupuestos no pierdan validez, ya que nos permiten analizar por qué nos propusimos ciertas metas y en qué hemos podido fallar. A la vez, posibilitan corregir las desviaciones a tiempo haciendo los reajustes necesarios.

Para que sean útiles, los presupuestos deben tener, al menos, la misma dinamicidad que los mercados a los que hacen referencia. Además, fruto de estas revisiones podremos, con el paso del tiempo, elaborar presupuestos cada vez más fiables.

Toma de decisiones

Como hemos dicho, más que implantar técnicas o herramientas, es necesario adoptar una mentalidad abierta que mire más allá del corto plazo en la toma de decisiones. Sin esclavitudes, con la flexibilidad y el sentido común del que es consciente de que no puede adivinar lo que va a suceder dentro de un minuto y que, por tanto, debe estar abierto y adaptarse a lo que pueda venir.

Y lo más importante, saber que incluso un mal plan es preferible a no tener ninguno.

Rafael Escamilla Jiménez
Rafael Escamilla Jiménez
Coordinador de Economía de la Inspectoría Salesiana Mª Auxiliadora. CCA Certificate®

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