Pasos previos a la creación del departamento de control de gestión

El control de gestión es un conjunto de procesos que guían la gestión de la empresa hacia los objetivos evaluando los resultados que se van consiguiendo. Se puede decir que su función primordial es la de coordinar cada una de las áreas de la compañía para recabar información que permita mejorar la toma de decisiones.

Pero para realizar esta labor dentro de una empresa, antes es preciso preparar bien el terreno. De lo contrario, el departamento de control de gestión podría no responder a las expectativas para las que se crea.

La realidad, al menos en nuestro país, es que el ámbito de control de gestión como tal no existe en la mayoría de empresas. Sí es cierto que muchas de ellas cuentan con un sistema para evaluar su rendimiento, pero se trata de procedimientos muy genéricos que, en general, no se revisan durante años.

Nunca se parte de cero

Sin embargo, es una información muy valiosa que no se debe menospreciar. Cuando una compañía se plantea en serio la creación de un departamento de controlling, nunca se parte de cero. Es conveniente tener en cuenta que los métodos que se ha utilizado hasta ese momento no hay que despreciarlos, puesto que en la mayoría de los casos proporcionarán información que nos ayudará a entender mejor el sector. Y lo que es más importante, nos facultará para empezar a aportar cosas e introducir cambios.

Cuatro pasos fundamentales

Esta recomendación no es baladí, sino fruto de mi propia experiencia. Justo en este momento me encuentro inmerso en la implantación de un departamento de control de gestión en la empresa en la que trabajo. Me gustaría compartir con otros profesionales que se hallen en una situación similar una serie de pasos y consejos para empezar a dar forma a esta área fundamental en cualquier compañía.

1.- Sistema de costes e indicadores

En primer lugar, hay que entender el sistema de costes e indicadores actuales de la empresa, así como familiarizarse con los sistemas de información que se estén utilizando, como por ejemplo ERP o sistema de planificación de recursos empresariales y sus diferentes módulos, contabilidad analítica, SLA o acuerdo de nivel de servicio que se va a recibir de un proveedor, entre otros.

2.- Creación del dato

En segundo lugar, es importante conocer el quién, como, cuándo y dónde de la creación del dato. De esta cuestión dependerá en gran medida el trabajo futuro. Por lo que hay que conocer:

– ¿Quiénes se encargan de introducir los datos que extraemos?

– ¿Cómo se introducen los datos? Es preciso conocer el proceso de dónde se sacan esos datos para ser introducidos. La mayoría de veces los facilita un tercero.

– ¿Cuándo se introducen? Puesto que buscamos la inmediatez de la información, hay que tener claros los tiempos y controlarlos.

– ¿Dónde los introducen? Por ejemplo, en un ERP o en una plantilla de una hoja de cálculo.

Recomendaría elaborar un esquema sobre estas cuestiones debido a que es imprescindible tener muy clara la respuesta a estas interrogantes. Esta información es especialmente valiosa por varios motivos, entre los que destaco, la introducción de mejoras y la fiabilidad del dato, que menciono a continuación por ser el tercer paso a tener en cuenta.

3.- La fiabilidad del dato

Aquí reside la clave para el funcionamiento óptimo del departamento de control de gestión. Si no disponemos de la información correcta, el trabajo del Controller pierde sentido. Por ello, la comunicación y la proactividad son necesarias para ejercer este rol.

En la tarea de controlling no solo hay que conocer los procesos que comentaba en el punto anterior para entender los errores que surgen en la introducción de datos. También es labor del Controller proponer los cambios adecuados para minimizarlos. El entorno de la organización debe estar familiarizado con la importancia de nuestro rol en las decisiones de dirección.

En mi opinión, un aspecto de la máxima relevancia en este apartado es que los datos correctos se deben guardar en una base de datos donde se puedan consultar en cualquier momento. Cuidado con conservarlos en hojas de cálculo, puesto que sería fácil perderlos.

4.- Centralizar los costes

En muchas empresas, la labor de sacar los costes está repartida por herencia entre distintos departamentos, y no es la mejor forma de trabajar. Ha llegado el momento de comunicarnos con los responsables de los diferentes departamentos de la compañía para que entiendan nuestro rol en la empresa y crear sinergias. De esta forma, podremos asesorar a la gerencia en todo tipo de toma de decisiones porque tendremos una visión integral de la organización.

Si somos metódicos y diligentes a la hora de dar estos cuatro pasos, tendremos unos cimientos sólidos para edificar el departamento de control de gestión.

Más adelante, se podrá evaluar la introducción de cambios en el ámbito del reporting, en los indicadores, incorporar herramientas de Business Intelligence (BI), ayudar en la automatización de procesos y la transformación digital, contribuir en la gestión de riesgos o en la toma de decisiones estratégicas… Pero lo primero debe ser asentarse en la empresa y disponer de información veraz y segura.

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Héctor Companys
Héctor Companys
Controller en Grup Catala. CCA Certificate®

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