Controlando el descontrol con los sistemas de información

Si la información fluye, influye… Umberto Eco, el gran humanista italiano, ya lo anunció en una de sus frases más reconocidas: «Toda información es importante si está conectada a otra». A grandes rasgos, los sistemas de información son un conjunto de datos que interactúan entre sí con un fin común. Ayudan a administrar, recolectar, recuperar, procesar, almacenar y distribuir información relevante para los procesos fundamentales y las particularidades de cada organización.

Infografía - la complejidad de los sistemas de información en una empresa en crecimiento

Estos sistemas se clasifican en base a la pirámide jerárquica organizacional según su función o el usuario final al que vayan destinados. Para no entrar en definiciones, ya que en este artículo quiero dar los nombres y términos más comunes del día a día empresarial en el entorno de las pymes, la clasificación de estos sistemas de información se puede resumir en el siguiente gráfico.

Desarrollo en startups y pymes

Cuando se crea una startup o una pyme, lo más común es que desde el inicio se gestionen los datos y el flujo de trabajo en hojas de cálculo o utilizando herramientas sencillas para gestión de tareas. Estas son muy útiles, sin embargo según va creciendo, la actividad empresarial, se va generando la necesidad de controlar y abarcar más información.

Evolución de las empresas

La evolución habitual que se produce en empresas de estas características es la siguiente:

❖ Llegan nuevos trabajadores y se pasa del Excel de control de vacaciones a una aplicación de control de presencia.

❖ Las tareas que se controlaban con notas o alertas en los correos hay que distribuirlas entre el nuevo equipo que se va formando, por lo que se acude a alguna herramienta que nos ayude a gestionarlo.

❖ Seguimos creciendo y es preciso realizar un mayor y mejor control de los proyectos. De nuevo pasamos de nuestro diagrama de Gantt en hoja de cálculo desde el que controlamos el tiempo de dedicación a las tareas de la empresa para seleccionar una nueva herramienta más potente.

❖ Para la emisión y recepción de facturas, o se contrata una gestoría o a una persona que lo gestione a través de una herramienta de facturación y control de gastos.

❖ Y no podemos olvidar el elemento más importante: el CRM. La captación, atención y comunicación con el cliente es uno de los engranajes principales de toda empresa, por lo que he aquí otra herramienta indispensable a incorporar.

Alcanzando la madurez empresarial

Pasados dos o tres años, momento en que la empresa está empezando a tener cierta madurez, todo este proceso se resume como se muestra en el gráfico que aparece a continuación.

En este procedimiento, lo más habitual es que nos demos cuenta de que algunas de las herramientas con las que trabajamos presenten fallos de conexión entre ellas. Una circunstancia que dificulta la fluidez de los datos cuando se realizan valoraciones de los proyectos actuales y futuros. Es, en este momento, cuando percibimos la necesidad de adaptar el sistema, por lo que se inicia el proceso.

Herramientas de apoyo al Controller

Cuando la empresa tiene unos procedimientos o proyectos estándares, se pueden elegir muchas herramientas y sistemas que no requieren de una gran inversión. Además, suelen ser fáciles de utilizar y la presentación de la información es muy visual. Son sistemas que facilitan mucho las tareas del Controller, ya que en las empresas pequeñas este profesional suele emplear mucho tiempo recabando información de diferentes fuentes y organizándola.

Sin embargo, si el tipo de proyectos que desarrolla la empresa requiere de alguna adaptación especial o funcionalidad diferente a la estándar, es muy conveniente reservar el presupuesto necesario para un correcto desarrollo e implantación de los sistemas.

Controller, una función necesaria

Cuanto más conocimiento e información genera una empresa, más control necesita sobre sus datos y flujos de información. Organizarlos e interpretarlos se vuelve una tarea complicada y es cuando nace la necesidad de incorporar al equipo una persona que se encargue de unir estos datos, números e informes. Aquí es donde aparece la figura del Controller.

Todos sabemos lo poco productivo que resulta extraer la información y llevarla de un sitio a otro sin poder conectar las herramientas que se han utilizado para generar esos datos.

Aún recuerdo una encuesta realizada hace unos años por Global Chartered Controller Institute (GCCI), publicada bajo el título Radiografía del Controller de la empresa española, donde se apuntaba que los Controllers dedicaban el 24% de su tiempo a extraer datos, lo que supone entre nueve y diez horas semanales. Sin duda, este es un porcentaje que muy mejorable.

Herramientas de apoyo al control de gestión

De aquí que comparta algunas recomendaciones aprendidas a base de prueba y error a la hora de elegir la aplicación/herramienta/sistema de información que se vaya a utilizar para un CRM, ERP, proyectos o recursos humanos, entre otros.

❖ La nomenclatura de los proyectos es muy importante a la hora de unir los datos, por lo que si disponemos de varias herramientas hay que procurar utilizar siempre la misma nomenclatura en todos los sistemas.

❖ Tener en cuenta, más que su coste, la utilidad y posibilidad de conectar con otras herramientas.

❖ El tiempo que hay que destinar a la implantación y al aprendizaje por parte del equipo es muy importante, pero no por ahorrar tiempo hay desestimar herramientas que a medio o largo plazo pueden aportar más que otras de fácil uso y rápida implantación.

❖ Definir los querys que necesitamos conocer, planteándonos preguntas como hacernos preguntas como ¿qué queremos medir?, ¿cuándo queremos medirlo?, ¿para qué necesitamos medirlo? y procurar que el sistema de información pueda darnos respuestas a las mismas.

❖ Asegurarnos de que pueda trabajar en un entorno online, para facilitar la conexión y trabajo desde cualquier lugar.

❖ En empresas del sector de marketing y consultoría digital, se busca que los sistemas sean versátiles, ya que es un entorno muy cambiante y es necesario adaptarse cada año a nuevos retos, nuevas tecnologías, innovaciones de mercado… y es muy importante que los sistemas de información puedan ir adaptándose con la empresa.

Ventajas de implantar el sistema de información adecuado

Estos son algunos de los beneficios que reporta contar con un buen sistema de información:

❖ Agilidad en la toma de decisiones.

❖ Información siempre disponible y accesible.

❖ Fluidez en la comunicación entre diferentes equipos.

❖ Comunicación ágil, rápida y clara con los clientes.

❖ Si está alojado en la nube, facilita la adaptación a cualquier circunstancia de los empleados, si necesitan trabajar desde cualquier sitio que no sea la oficina, ya sea por viajes de negocios o circunstancias personales, o bien, porque la empresa quiera implantar días de teletrabajo.

❖ Si se trata de una innovación para la empresa, es decir, una tecnología nueva que antes no tenían y la implantación conlleva un gasto, tanto de consultoría externa como de horas imputadas de trabajadores para la implantación, una vez excluido el pago de la licencia, la inversión es deducible en el impuesto de sociedades.

Dedicación constante

De cara a la persona que va a gestionar la información y reportar a la dirección, es importante desarrollar un buen conocimiento y dominio de herramientas como Datastudio, Excel, Google Sheets o Power BI. Nos pueden ayudar a crear dashboard con la información más relevante y, al mismo tiempo, jugar con diferentes escenarios, a la vez que planificar correctamente la interconexión entre sistemas. De aquí que yo misma procuro cada día aprender algo nuevo y mejorar, aunque signifique tiempo y dedicación, y estar aplicando de forma constante el método de prueba y error.

Control de gestión e IT

Es muy importante que el Controller participe de la selección, proyecto e implantación de los sistemas de información de la empresa. En compañías medianas o grandes, suele haber equipos de IT que se encargan de la implantación, pero en el caso de las pymes es más difícil contar en exclusiva con un equipo, por lo que se convierte en un trabajo de equipo entre el Controller y el responsable de IT.

El procedimiento de implantación de los sistemas de información necesarios no se acaba con el desarrollo e implantación de una o dos herramientas clave, sino que es una constante adaptación a la evolución de los sistemas y el mercado.

Actualmente, estamos desarrollando nuestro proyecto de integración de un sistema unificado de CRM/ERP, conectando el flujo de trabajo desde los proyectos hacia la facturación para la correcta confluencia de los datos y que la información sea cada vez más rápida, clara y unificada.

Sabemos que es fundamental para lograr mayor competitividad y rentabilidad como empresa.

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Berenice Barricarte
Berenice Barricarte
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