La importancia de un buen presupuesto en la empresa
El proceso de planificación en una organización ayuda a trazar el rumbo para alcanzar los objetivos que se trace. Este proceso se inicia con la revisión de las operaciones que se han realizado de forma que se identifica lo que es necesario mejorar operativamente. A partir de aquí, la planificación supone anticipar los resultados que se quieren conseguir y establecer las medidas necesarias para que se conviertan en realidad. En los procesos de planificación de la empresa se debe distinguir entre los planes a largo plazo o estratégicos y los planes a corto plazo o de presupuesto.
Planificación estratégica
En la planificación estratégica se determinan a largo plazo los objetivos que persigue la organización y las políticas y las líneas generales de actuación para poder lograrlos. Como afirmaba Rusell Ackoff, pionero y promotor del enfoque de sistemas y la investigación de operaciones aplicada al campo de las ciencias administrativas, “el futuro no hay que preverlo sino crearlo. El objetivo de la planificación estratégica debe ser diseñar un futuro deseable y crear el camino para conseguirlo”.
Sin embargo, la implantación de un plan a largo plazo tiene que concretarse en planes, normalmente anuales, que especifiquen con detalle cómo va a materializarse ese plan estratégico en el corto plazo. Este plan, llamado presupuesto, debe estar vinculado con la estrategia y es una herramienta fundamental del control de gestión de la organización.
Herramienta básica
El presupuesto es la herramienta en la que se concretan directrices, se desarrollan programas específicos y se establecerán todos los objetivos que servirán de base para medir y analizar los resultados de las diferentes áreas de la empresa.
El presupuesto no debe ser una simple extrapolación de los resultados pasados realizando unos ajustes determinados, sino que debe impulsar las acciones de mejora, debe ser un catalizador para asegurar la consecución de los objetivos. Lo que le da fuerza como instrumento de gestión son las políticas, programas, recursos asignados, acciones operativas y responsabilidades que se establezcan. Las proyecciones económico-financieras serán la consecuencia del contenido de dichos planes de acción.
Realizar simulaciones
El presupuesto también es muy útil como herramienta para realizar simulaciones, elaborar supuestos, confeccionar distintos escenarios, diferentes alternativas de negocio y reflejar las consecuencias concretas de adoptar distintas decisiones. Supone realizar un control de gestión a priori que ayuda a la toma de decisiones para mejorar en el futuro los resultados.
En definitiva, el presupuesto sirve como:
- Instrumento de planificación. Debe tener su origen en las directrices contenidas en el plan estratégico y se desarrolla en programas y actuaciones específicas.
- Generador de motivación. En el proceso presupuestario se debe orientar y procurar que los objetivos de los responsables operacionales confluyan con los propósitos de la dirección general. Debe elaborarse con la participación e intervención de quienes vayan a aplicarlo. Esto aporta un estímulo, un compromiso y una mayor implicación de los responsables a la hora de de realizar las acciones.
- Elemento de coordinación. Facilita la cohesión, la integración y la coordinación de acciones entre las diferentes áreas de la empresa, por ejemplo, que los programas de producción y compras estén relacionados directamente con los objetivos de ventas.
- Vehículo de información y comunicación. Durante el proceso de elaboración y en su fase final como dosier presupuestario, informa de los objetivos, de los factores claves de gestión, de la atribución de recursos, así como de los programas y acciones a llevar a cabo.
Una mejora continua
El posterior control y análisis de las desviaciones, a través de los reporting y los cuadros de mando, permitirá tomar las decisiones y actuaciones correctoras necesarias para conseguir una mejora continua.
En resumen, con un buen presupuesto, escudriñamos el futuro, anticipamos y preparamos a la organización para afrontar circunstancias adversas, del mismo modo que la preparamos para explotar oportunidades que nos ayudarán a alcanzar los objetivos establecidos y a optimizar y maximizar los resultados de la empresa.
