El proceso de planificación ayuda a trazar el rumbo para alcanzar los objetivos que se establezcan en una organización. Este proceso se inicia con la revisión de las operaciones que se han realizado de forma que se identifica lo que es necesario para mejorar operativamente. A partir de aquí, la planificación supone anticipar los resultados que se quieren conseguir y establecer las medidas necesarias para que se conviertan en realidad. En los procesos de planificación de la empresa se debe distinguir entre los planes a largo plazo o estratégicos y los planes a corto plazo o de presupuesto.
Planificación estratégica
En la planificación estratégica se determinan a largo plazo los objetivos que persigue la organización y las políticas y las líneas generales de actuación para poder lograrlos. Como afirmaba Rusell Ackoff, pionero y promotor del enfoque de sistemas y la investigación de operaciones aplicada al campo de las ciencias administrativas, “el futuro no hay que preverlo sino crearlo. El objetivo de la planificación estratégica debe ser diseñar un futuro deseable y crear el camino para conseguirlo”.
Sin embargo, la implantación de un plan a largo plazo tiene que concretarse en planes, normalmente anuales, que especifiquen con detalle cómo va a materializarse ese plan estratégico en el corto plazo. Este plan, llamado presupuesto, debe estar vinculado con la estrategia y es una herramienta fundamental del control de gestión de la organización.
Herramienta básica
El presupuesto es la herramienta en la que se concretan directrices, se desarrollan programas específicos y se establecerán todos los objetivos que servirán de base para medir y analizar los resultados de las diferentes áreas de la empresa.
El presupuesto no debe ser una simple extrapolación de los resultados pasados realizando unos ajustes determinados, sino que debe impulsar las acciones de mejora, debe ser un catalizador para asegurar la consecución de los objetivos. Lo que le da fuerza como instrumento de gestión son las políticas, programas, recursos asignados, acciones operativas y responsabilidades que se establezcan. Las proyecciones económico-financieras serán la consecuencia del contenido de dichos planes de acción.
Realizar simulaciones
El presupuesto también es muy útil como herramienta para realizar simulaciones, elaborar supuestos, confeccionar distintos escenarios, diferentes alternativas de negocio y reflejar las consecuencias concretas de adoptar distintas decisiones. Supone realizar un control de gestión a priori que ayuda a la toma de decisiones para mejorar en el futuro los resultados.
En definitiva, el presupuesto sirve como:
Una mejora continua
El posterior control y análisis de las desviaciones, a través de los reporting y los cuadros de mando, permitirá tomar las decisiones y actuaciones correctoras necesarias para conseguir una mejora continua.
En resumen, con un buen presupuesto, escudriñamos el futuro, anticipamos y preparamos a la organización para afrontar circunstancias adversas, del mismo modo que la preparamos para explotar oportunidades que nos ayudarán a alcanzar los objetivos establecidos y a optimizar y maximizar los resultados de la empresa.
1 Comentario
Sin duda el presupuesto es una fase clave de la planificación estratégica, sin embargo en muchas empresas es un elemento que genera controversias bien porque se considera ineficiente por la gran cantidad de recursos que consume (tiempo en su generación y seguimiento) o bien porque la Dirección al ver incumplidas sus expectativas lo ve como poco creíble.
Ya el mítico Jack Welch, presidente de General Electric, como la pesadilla de las empresas norteamericanas.
No obstante gran artículo y como controller debemos luchar y hacer valer esta valor de suma importancia en el día a día de nuestro trabajo.
Saludos