Maximizar la productividad en los actuales entornos complejos y competitivos es la prioridad de los fabricantes, mientras que la cultura corporativa queda a menudo relegada a un segundo plano. Lo que muchas empresas no comprenden es que, si se crea una cultura corporativa más proactiva, la productividad puede mejorar sustancialmente.
Aunque, tradicionalmente, el acceso a los datos en tiempo real ha sido territorio exclusivo de los directivos, es posible crear una cultura empresarial proactiva –orientada a identificar las nuevas oportunidades y riesgos- introduciendo las analíticas en los espacios de trabajo y garantizando que toda la organización tenga acceso a los datos en tiempo real.
Las analíticas integradas permiten al personal –desde los directores financieros a los responsables de almacén- monitorizar continuamente los problemas, predecir las necesidades de los clientes y tomar decisiones bien informadas, algo crítico para la resolución de problemas estratégicos y la respuesta proactiva a los cambios del mercado.
La captura de datos oportunos y en directo es una pieza esencial para lograr que esta cultura sea un éxito. Trabajar con datos en tiempo real, en lugar de datos históricos, permite a las empresas ir por delante de los problemas potenciales. El uso de las notificaciones, alertas y reglas de escala automáticas mantiene a los responsables informados ante las señales de peligro. Gracias a los smartphones y tabletas, incluso aquellos que viajan con frecuencia pueden mantener la conectividad y monitorizar los cuadros de mando cuando y donde deseen.
De hecho, todos los usuarios pueden hacer el seguimiento de la información crítica para cada puesto en tiempo real, con espacios de trabajo que mantienen los datos contextuales, los formularios y los grupos de colaboración en la pantalla de inicio. Se pueden fijar objetivos, y las alertas automáticas se envían a la persona apropiada cuando se requiera una actuación determinada.
Utilizar este tipo de sistemas de alerta ayuda a las empresas a mantenerse en guardia frente a problemas potenciales, como la bajada de los niveles de inventario o la caída en la producción diaria de una línea en particular. Y, lo que es más importante, se puede poner en marcha una investigación en profundidad para encontrar la causa del problema, previniendo así que vuelva a repetirse.
Al incorporar analíticas por puestos, el personal puede monitorizar los factores críticos para el éxito. Los problemas potenciales pueden identificarse y remediarse antes de que actúen en cascada y amenacen la rentabilidad, como puede ser la incapacidad para suministrar a un cliente o incrementos en los costes de compra que pasen desapercibidos.
Los procesos de captura de datos, generación de informes y alertas individuales se pueden automatizar en su mayor parte. Las avanzadas soluciones de software actuales, con diseño flexible de flujos de trabajo, permiten generar automáticamente informes y distribuirlos al personal a intervalos predeterminados. Por ejemplo, la dirección puede preferir que los datos contables más relevantes se envíen a su smartphone cada mañana, mientras que el responsable de producción podría desear revisar sus cifras en su puesto de trabajo antes dar su primera ronda del día.
Automatizar los procesos de captura de datos, donde sea posible, incrementa la consistencia y elimina muchos de los riesgos asociados a los errores humanos, las distracciones o la no conformidad normativa. Automatizar las tareas simples también libera tiempo para los empleados, por lo que pueden trabajar en tareas de mayor valor añadido como la construcción de las relaciones con los clientes.
En resumen, existen cuatro beneficios clave derivados del acceso a datos compartidos:
Atraer nuevo negocio. Las actuales herramientas de inteligencia de negocio, muy flexibles y avanzadas, también permiten utilizar los datos para tomar todas las decisiones críticas. Los hechos pueden aportar la potente munición necesaria para hacer movimientos estratégicos bien calculados. La confianza en las capacidades para la toma de decisiones permitirá a los directivos actuar con mayor seguridad al explotar las nuevas oportunidades. Se pueden identificar nuevos mercados objetivo para incrementar las ventas, y los directivos también pueden explorar internamente para encontrar nuevas técnicas que optimicen las operaciones y conserven los recursos.
Desplegar una estrategia avanzada de inteligencia de negocio, por tanto, es una de las acciones más importantes que los fabricantes con visión de futuro puede emprender, ya que les llevará a incrementar su rentabilidad, a mejorar la satisfacción de los clientes y a aprovechar las oportunidades emergentes del mercado.
Establecer metas. Utilizar las herramientas de gestión del rendimiento permite también fijar objetivos anuales basados en hechos y vinculados a capacidades realistas. Las generalidades vagas, basadas más en esperanzas y sueños que en políticas de empresa, desaparecen. Ahora, un plan de batalla paso a paso llevará a las tropas a conseguir las metas fijadas. Una de las áreas de transformación más significativas, aunque muy sutil, es el cambio de actitud que se percibe en una compañía que ha adoptado estrategias proactivas.
El acceso a datos compartidos e integrados refuerza la cultura de cooperación de una compañía y sus objetivos comunes. Capacita a los individuos –independientemente de su puesto- a ver más allá de su puesto de trabajo particular o labor profesional. Cada persona, desde el agente del centro de contacto al responsable de programación, juega un papel en la imagen total de la rentabilidad para el fabricante.
Detectar problemas. Los empleados pueden contribuir en las iniciativas de mejora de procesos. Equipados con las herramientas de creación de informes y el acceso a los datos relevantes, el personal, de cualquier departamento, puede ayudar a detectar los problemas que pueden estar repercutiendo en el negocio. Por ejemplo, el responsable de facturación puede utilizar las analíticas para investigar la causa de una bajada de la liquidez. El equipo de ingeniería puede utilizar los datos de garantías para identificar los flujos de diseño, y el responsable de inventario puede utilizar las métricas para seguir las tendencias en el uso de piezas y predecir las necesidades de compra. Las redes sociales y comunidades online se pueden monitorizar para seguir las tendencias de compra y predecir necesidades.
Los datos facilitan a los empleados el poder hacer su trabajo eficazmente. El personal puede monitorizar las cifras más relevantes y la evolución del capital invertido. Los empleados desean alcanzar objetivos. En lugar de vagos cometidos centrados en el “éxito”, se pueden expresar metas específicas basadas en cifras concretas. Y, lo que es más importante, los datos pueden monitorizarse por las personas con mayor potencial para dar pasos correctivos y reaccionar de forma preventiva. Los datos de inteligencia de negocio se usan realmente, en lugar de perderse en informes que no hacen más que coger polvo olvidados en un rincón.
Ser proactivo. Al dar al personal acceso a las herramientas para la toma de decisiones, los datos contextuales y los recursos de planificación estratégica también construyen una cultura corporativa orientada a ser proactiva y no reactiva. El personal aprende a tomar decisiones de forma independiente, investigando con detenimiento los datos sobre causas y efectos y tomando decisiones basadas en hechos. Los empleados aprenden que una respuesta lenta ya no es aceptable. Los equipos comprenden que ya no hay excusa para hacer suposiciones con los datos históricos y las tendencias de la demanda para tratar de adivinar qué quieren los clientes. La precisión, la planificación y la previsión de la demanda suponen una mejora global para toda la compañía.
El acceso a los datos a través del uso de la tecnología permite al personal ser parte activa en la mejora de procesos. Recientes estudios indican que los empleados comprometidos son más productivos y realizan una mayor contribución a la empresa.
Compartir información con los empleados anima también la participación y la creación de datos relacionados con cada puesto. El acceso a los datos de gestión del rendimiento da a los empleados la responsabilidad de aplicar la información para mejorar los resultados. El empleado se siente así más motivado para influir en cuestiones clave y ve los resultados de sus acciones. Los datos de rendimiento ofrecen la retroalimentación crítica entre empresa y empleado, reforzando las acciones positivas.
Un empleado comprometido estará alerta sobre la forma de mejorar la eficiencia, el rendimiento de calidad o la satisfacción de los clientes, en cualquier punto del proceso de fabricación. El acceso a los datos de rendimiento ayuda al empleado a reconocer oportunidades, investigar las teorías de causa y efecto y descubrir oportunidades de cambio para optimizar las actividades, acelerar los tiempos de entrega, conservar el uso de recursos o anticiparse a las necesidades de los clientes.
El personal debe estar formado para buscar este tipo de oportunidades, sentirse motivado para utilizar las capacidades del software para beneficiarse plenamente y recibir una respuesta positiva para emprender acciones más allá de sus responsabilidades diarias. Una vez más, el acceso a los datos estratégicos de inteligencia de negocio hace posible todo esto, permitiendo a la dirección monitorizar la productividad de la fuerza de trabajo y seguir las tendencias en las mejoras del rendimiento, tanto por individuos como por departamentos.
Dado que es posible maximizar la productividad, optimizar el uso de la fuerza de trabajo y ajustarse a las necesidades y expectativas de los clientes a través de los sistemas de gestión del rendimiento, las herramientas de toma de decisiones, los entornos colaborativos y los espacios de trabajo optimizados, una nueva actitud y, por tanto, cultura puede florecer dentro de las empresas, buscando mucho más que un rendimiento anodino. Las analíticas basadas en puestos permiten una actitud proactiva para la empresa y fomentan un sentimiento de prioridad sobre la atención rápida y ágil a las nuevas ideas.
