La gestión del rendimiento (Performance Management, PM) es una forma de gestión que combina las últimas técnicas de generación de informes, planificación, modelización y análisis, con la tecnología más moderna para incrementar el rendimiento corporativo. La gestión del rendimiento trae consigo una forma de mejorar continuamente los procesos de una compañía mediante el perfeccionamiento de sus elementos individuales.
Desafíos
La competitividad existente hoy en día requiere de una rápida respuesta, flexibilidad y efectividad. Por ello, las organizaciones deben ser capaces de hacer más con menos, tomar decisiones estratégicas con frecuencia y centrarse más en el cliente. Además, deben ser las mejores en su campo, o al menos estar entre las mejores.
Para hacer frente a estos retos, las compañías tienen que sortear muchos obstáculos en partes clave de la gestión corporativa. Por ejemplo, en el área de la planificación, los problemas más graves están derivados de una excesiva dedicación de tiempo al proceso en sí. En consecuencia, la tarea se complica, pues no permite dar respuesta en tiempo real, hay que vigilar las actualizaciones y los cambios en la información y además hay que relacionarla con la planificación estratégica, entre otros factores. Desde esta perspectiva, la planificación resulta ser un proceso demasiado caro e ineficaz.
La generación de informes también es un proceso que, a pesar del gran avance tecnológico en los últimos tiempos, sigue aun consumiendo mucho tiempo. Las compañías y los usuarios echan de menos la capacidad de hacer informes ad-hoc, con una flexibilidad suficiente, y sufren por culpa de la alta complejidad a la hora de llevar a cabo la integración de todas las fuentes de datos de la empresa. Desde el punto de vista de la gestión estratégica, sólo podemos contar con una pequeña porción de informes específicos, y si la dirección pide que se hagan cambios, esto se traduce en una pesadilla para los departamentos de TI y de control de gestión.
Asimismo, los procesos analíticos no suelen contar con información del todo fiable. La gran cantidad de datos analizados y su calidad, o el que se compartan datos y tengan que estar vinculados a otros procesos como los de previsión/forecast, son sólo algunas de las áreas puestas en tela de juicio al respecto. El dedicar demasiado tiempo a procesar dichos datos debilita la validez de la información, ya que ésta no llega cuando verdaderamente hace falta.
El principal desafío es el de mirar al futuro; dónde estamos ahora, dónde vamos a estar en seis meses, en un año, en tres años… y qué aspecto tendrá entonces nuestro negocio. ¿Somos capaces de provocar un cambio para alcanzar el resultado esperado? Si no podemos modelizar nuestro futuro o no disponemos de las herramientas para hacerlo, entonces tenemos un problema para tomar decisiones clave, porque no estaremos seguros de sus consecuencias.
Solución
La gestión del rendimiento constituye un enfoque diferente y una mejora para la gestión corporativa estratégica. Ésta abarca tanto la tecnología (BI, Business Intelligence – Inteligencia Empresarial) como los componentes de contenido, comprendiendo estos últimos los procesos de negocio como la planificación, la presupuestación, las previsiones/forecast, el análisis, la consolidación financiera legal y de gestión, etc.
Llegado a este punto se plantea siempre una disyuntiva: ¿“comprar” o “construir”? Ésta es la principal diferencia entre la gestión del rendimiento y el Business Intelligence. Un cliente siempre puede adquirir una solución lista para funcionar que incluyese contenido para optimizar su gestión, o podría optar por construirse su propia solución basándose en plataformas actuales de BI y sus procesos. Ambas serían opciones factibles – aunque normalmente las empresas no tienen mucho tiempo para pensar en construir dichos procesos a través de una tecnología, más aún si son complejas o gestionan múltiples negocios; en ese caso, a lo que va a tender es a disponer de algo ya preparado y estandarizado. En esta situación, una solución de gestión del rendimiento estaría disponible inmediatamente con una mínima personalización.
Ventajas
La ventaja de tener una solución de gestión del rendimiento o Performance Management es disponer de una gestión corporativa de mayor calidad, lo que significa una mejor descripción de procesos definidos para la gestión, tales como la planificación o la presupuestación, la previsión/forecast, el reporting, el análisis, la consolidación financiera y la gestión estratégica. Los principales objetivos son los de conseguir procesos eficaces y una integración férrea entre ellos. No se trata de una solución a medida común, que perdería continuidad en caso de que la compañía crezca y se desarrolle. Una buena solución de gestión del rendimiento debe crecer junto al cliente, tanto en términos de tamaño de la compañía como en funcionalidad extra. La gestión del rendimiento ayudará al cliente a agilizar los procesos y a proporcionar la flexibilidad necesaria para los cambios futuros.
Además, intrínsecamente se cubren las necesidades primarias de los negocios, como es el caso de la unificación e integración de la información de partida y su flujo de trabajo, la estandarización de la terminología interna de la compañía, la consolidación del grupo, el soporte de la gestión estratégica, la optimización del tiempo gastado en procesos ineficaces, la planificación real –en lugar de tener que buscar datos- y una estimación más precisa de los riesgos internos (costes) y externos (oportunidades de negocio), así como la identificación de sus causas.
Dicho esto, ¿cómo debe una organización abordar un proyecto de mejora de la gestión del rendimiento para tener éxito? En primer lugar, no olvidemos que la gestión del rendimiento no es tan solo una solución tecnológica. En segundo lugar, una organización debe tener claro por qué necesita una solución así y entonces pasar a considerar las opciones disponibles. La gestión del rendimiento consiste en un modelo de mentalidad, por lo que es del factor humano del que nos debemos ocupar antes. Por ello, si lo aplicamos correctamente, el valor añadido se basará en la provisión tanto de una solución como de la importante diferenciación que traerá consigo este proceso respecto a la competencia existente.
